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La constitución de una sociedad en España requiere básicamente su constitución ante Notario Público y su inscripción en el Registro Mercantil. Con este fin, y en términos generales, deben completarse los siguientes pasos:

• Si se hace a través de un representante, el fundador(es) debe otorgar un poder notarial a la persona que incorpora la compañía.
• Solicitud de NIF, en el caso de personas jurídicas, o NIE, en el caso de personas físicas, para los socios extranjeros y directivos de la empresa en proceso de constitución.
• Solicitud de certificado de autorización de denominación social.
• Abrir una cuenta corriente para depositar las asignaciones de capital y obtener la certificación bancaria.
• Constitución de la sociedad ante Notario Público mediante la emisión de los estatutos.
• Solicitud de NIF provisional para la empresa.
• Pago del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
• Inscripción en el Registro Mercantil.
• Obtención del NIF definitivo de la empresa.
• Legalización de los libros y cuentas oficiales de la empresa.
• Trámites fiscales.
• Trámites de empleo.

(1) En España, un "notario", un funcionario del Estado con poderes de notario público.

El poder debe ser otorgado por una persona con suficiente legitimación: ya sea el propio mandante si es una persona física, o un representante autorizado o gerente con poderes suficientes si el mandante es una persona jurídica.

• En el caso de una persona jurídica española, el poder se suele otorgar en España. El director debe comparecer ante un notario público. No se requiere la presencia ni la aceptación del representante autorizado.
• En el caso de una persona jurídica extranjera, el poder se suele otorgar en su país de origen. En ese caso, el principal debe comparecer ante un Notario Público en el país en el que se otorga el poder. El poder debe ser legalizado con la Apostilla de la Convención de La Haya de 1961, si el país en el que se otorga es miembro. Si el país en el que se concede no es miembro, se deben seguir los procedimientos para legalizar los documentos en ese país. Se requiere una traducción jurada si el poder no está en español.

En ambos casos, el mandante debe traer consigo el documento que certifique su capacidad y derecho a otorgar el poder.

El único documento necesario para otorgar un poder notarial es el que establece la autoridad del director para otorgar el poder notarial. Específicamente:

• Si el obligado principal es una persona física, un documento que acredite su identidad.
• Si el director es un administrador de una entidad legal, la escritura pública indicando su posición.
• Si el director es un representante autorizado de una entidad legal, la escritura pública que declara sus poderes.

La legislación aplicable exige que, en determinados casos, las personas físicas o jurídicas extranjeras (no residentes en España) que realicen actividades comerciales o entablen relaciones económicas con personas físicas o jurídicas residentes en España obtengan un número de identificación fiscal. En el caso de personas físicas, un número de identificación de extranjero (NIE) y en el caso de personas jurídicas, un número de identificación fiscal (NIF).

Las personas físicas y jurídicas no residentes en España que vayan a realizar operaciones con implicaciones fiscales deberán estar en posesión de un número de identificación fiscal (NIE/NIF) que se incluirá en todas las autoliquidaciones, declaraciones fiscales, comunicaciones o documentos que presenten a la Administración Tributaria española. Se trata de un número de identificación personal único y exclusivo, secuencial. Este número personal actuará como su identificación y debe aparecer en todos los documentos emitidos o procesados.

¿Qué transacciones tienen implicaciones fiscales? Las situaciones empresariales habituales en las que las personas físicas o jurídicas extranjeras en España están obligadas a ser titulares de un NIF o NIE español son: ser socios o administradores de empresas españolas; otorgar escrituras de compraventa de bienes inmuebles e intereses inmobiliarios relacionados; realizar cualquier tipo de transacción económica en territorio español (por ejemplo, abrir una cuenta bancaria); y cumplimentar los impresos oficiales exigidos por la oficina de extranjería o la Agencia Tributaria española.

Se puede solicitar un NIE antes de llegar al consulado en el país de origen, o a la llegada a España en la Oficina de Extranjería correspondiente. A la hora de constituir una empresa, es aconsejable solicitar un NIE al inicio del procedimiento, para evitar que su tramitación frene el proceso. Se puede solicitar un NIE en persona o a través de un representante. La representación deberá contar con poderes suficientes, en los que se indique expresamente que el representante está autorizado a solicitar un NIE.

Una NIF debe ser solicitada antes de: constituir una empresa en España; cualquier entrega, suministro o adquisición de bienes o servicios; recibir dinero o realizar pagos; y emprender cualquier actividad empresarial o profesional.

Para solicitar un NIE, se requiere lo siguiente:

• Cumplimentación del formulario 790 para el pago de la tasa.
• Formulario estándar/solicitud (Formulario EX15).
• Pasaporte o documento de viaje completo o, en su caso, certificado de registro válido.
• Una declaración de las razones de la solicitud. Se aceptan las solicitudes presentadas en España por el representante designado por el solicitante. Esta persona debe proporcionar:
  • Un formulario 790 completado para el pago de la cuota.
  • Un formulario estándar/solicitud (Formulario EX15).
  • Una copia actualizada de todas las páginas del pasaporte, certificada por un Notario Público y apostillada o legalizada, según sea el caso.
  • Acreditación de los poderes válidos del representante designado.
•  Una declaración de las razones de la solicitud. Para solicitar un NIF, se requiere lo siguiente:
  • Un formulario o solicitud estándar (Formulario 036).
  • Fotocopia del DNI, pasaporte y NIE del solicitante.
  • Documento acreditativo de la existencia de la persona jurídica extranjera, o un "certificado de solvencia" apostillado o autenticado, con traducción jurada al castellano. Este documento puede ser la escritura de constitución en su país y los estatutos sociales inscritos en cualquier registro oficial de su país o la certificación por un notario público o una autoridad fiscal que pruebe la existencia de la empresa.
  • Las solicitudes presentadas en España por un representante designado por la sociedad deberán aportar, además de la documentación acreditativa de los poderes de la persona, es decir, el poder otorgado por el representante autorizado de la entidad no residente, debidamente legalizado ante Notario Público con la apostilla o la correspondiente legalización y traducción jurada, en su caso, que faculte a la persona a efectos de la obtención del NIF.

Puedes conseguir un NIE:

• En España: en las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno a través de sus servicios y oficinas de inmigración donde se inició el procedimiento (es decir, donde se prestan los servicios, la empresa reside o está domiciliada, etc.).
• En el extranjero: en la misión diplomática u oficina consular del país de residencia en el extranjero, donde deberá justificarse el motivo de la solicitud.
• Sin embargo, una NIF sólo puede obtenerse mediante solicitud a la Administración Tributaria en España, aunque esta solicitud puede realizarse por vía electrónica.

En general, los tipos de sociedades más comunes en el ordenamiento jurídico español son:

• Sociedad de Responsabilidad Limitada;
• Sociedad Anónima;
• Sociedad Anónima Europea;
• Sociedad Civil (Sociedad Civil);
• Sociedad Colectiva;
• Sociedad Comanditaria;
• Sociedad Comanditaria por acciones;
• Sociedad Cooperativa (Sociedad Cooperativa).

Sin embargo, desde un punto de vista práctico, los tipos de sociedades más comunes en España son la Sociedad Anónima (S.A.) y la Sociedad Limitada (S.L.), ya que limitan la responsabilidad de los socios a la cantidad que han invertido. Aproximadamente el 98% de las sociedades españolas son sociedades anónimas, mientras que el 2% restante son sociedades anónimas, según las estadísticas del Registro Central. Todos los demás tipos de empresas son menos frecuentes.

Los documentos necesarios para constituir una sociedad en España son:

• Poder notarial.

Los fundadores deben otorgar poderes suficientes a la persona que creará la nueva empresa en su nombre en España.

• NIE o NIF para los socios y administradores extranjeros.

En los casos en que se vaya a designar como administrador a un no residente, éste podrá otorgar poderes para solicitar su NIF o NIE (dependiendo de si el nuevo administrador es una persona física o jurídica).

• Certificado de liquidación de nombre de empresa.

Debe solicitarse al Registro Central un certificado que confirme que el nombre deseado está disponible y puede ser utilizado por la nueva empresa, y que ha sido reservado.

La solicitud del certificado de autorización del nombre de la empresa puede ser realizada electrónicamente por un notario público.

Aunque el certificado es válido por tres (3) meses y debe ser renovado si la nueva compañía no se constituye dentro de ese período, ninguna otra persona puede reservar ese nombre durante un período adicional de tres (3) meses, lo que significa que el nombre está efectivamente reservado por un total de seis (6) meses.

• Certificado bancario que acredite que se ha realizado una asignación de capital.

El importe a pagar en efectivo en el momento de la constitución de la nueva sociedad suele depositarse o transferirse a una cuenta bancaria abierta en España a nombre de la nueva sociedad, a la que se añaden las palabras "sociedad en formación". Para abrir esta cuenta, el banco solicitará un documento que certifique que los trámites de constitución de la sociedad están en marcha: normalmente se trata de una copia del certificado de liquidación a nombre de la nueva sociedad.

El recibo emitido por el banco por la asignación de capital depositada se incluye en los estatutos.

• Documentos a presentar ante el Notario Público español.

Además de los documentos mencionados anteriormente, se requieren los siguientes documentos:

1. Los estatutos de la nueva sociedad, con el contenido mínimo exigido por la legislación española.
2. Los documentos originales de legitimación de las personas que constituyen la empresa.
3. Una declaración de inversión extranjera debidamente cumplimentada. Aunque es meramente informativo, este documento es obligatorio y debe ser presentado a la Dirección General de Comercio e Inversión del Ministerio de Comercio en el plazo de un mes a partir de la constitución de la nueva sociedad. El notario público puede encargarse de ello si así lo solicita.

• Declaración de titularidad real.

Los notarios públicos deben identificar a las personas físicas (nombre, nacionalidad y número de identificación) que posean o controlen, directa o indirectamente, más del 25% del capital o de los derechos de voto de las personas jurídicas implicadas, o que ejerzan directa o indirectamente el control sobre la gestión de dichas personas jurídicas por otros medios. Se aceptan empresas que coticen en un mercado regulado de la Unión Europea u otros países similares.

• NIF (Número Provisional de Identificación Fiscal) ante la Agencia Tributaria Española. Los notarios públicos pueden solicitar esta NIF por vía electrónica.
• Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. Documentado por las oficinas de liquidación correspondientes al domicilio social de la empresa.
• Documentación a presentar en el Registro Mercantil. Se debe presentar la escritura pública de constitución. Puede ser presentado electrónicamente por el Notario Público.
• La NIF definitiva de la Agencia Tributaria Española.
• Libros y registros oficiales legalizados en el Registro Mercantil.
• Declaración oficial de inicio de actividad ante la Agencia Tributaria, en su caso.
• Alta en la Seguridad Social de la empresa, si procede.
   

En general, el coste medio de constitución de una Sociedad Limitada en España es de aproximadamente 550 euros (con un capital de 3.000 euros) más las aportaciones de capital, mientras que el coste de constitución de una Sociedad Anónima es de aproximadamente 750 euros (con un capital social de 60.000 euros) más las aportaciones de capital.

Una sucursal es un establecimiento permanente sin personalidad jurídica propia de la entidad comercial que la crea. Tiene una relación de dependencia y subordinación a los órganos de gobierno de la misma, pudiendo desarrollar cualquier actividad comprendida en el objeto social de su sociedad matriz.

Las sucursales, a diferencia de las empresas, no tienen capital social, por lo que no requieren una aportación mínima de capital. Los gastos administrativos, notariales y registrales ascienden aproximadamente a 600 euros, a los que hay que añadir cualquier disposición discrecional que desee aportar.

Las oficinas de representación son estructuras que no están específicamente reguladas en España (excepto en el caso de las oficinas de representación de entidades de crédito). Las oficinas de representación no tienen personalidad jurídica independiente de su empresa matriz. Las oficinas de representación no tienen órganos administrativos formales, por lo que las acciones realizadas por la oficina deben ser llevadas a cabo por el representante en virtud de las facultades que se le han otorgado.

Las actividades de la oficina de representación deben limitarse a realizar actividades secundarias de coordinación, colaboración o promoción de la actividad de la empresa matriz.

No se requiere asignación de capital para las oficinas de representación. Los gastos administrativos (opcionales) ascienden aproximadamente a 450 euros.

El plazo aproximado para constituir una sociedad o una sucursal en España oscila entre unos días y un mes. Esto puede ser extendido por las formalidades necesarias para la obtención de un Número de Identificación Fiscal y un Número de Identidad de Extranjero, otorgamiento de poderes, administración de la documentación requerida y decisiones internas de los promotores.

Dado que la creación de una oficina de representación en España no está regulada desde el punto de vista jurídico (salvo casos excepcionales como las oficinas de representación de entidades financieras), y que la constitución no está sujeta al cumplimiento de ninguna formalidad, la creación de una oficina de representación en España es casi automática, pero puede ampliarse con los trámites para la obtención de un Número de Identificación Fiscal o de un Número de Identificación de Extranjero, la concesión de poderes, la administración de la documentación necesaria y las decisiones internas de los promotores.

No company type is more appropriate than any another in theory. The choice of the most suitable company form for each business will depend, among other factors, on the strategy of the business and the activities in which it will be involved.

In general, company are usually set up by creating an S.A. or S.L. A branch may be advisable as there are fewer legal obligations on their operations. Representative offices are only used where the activity to be undertaken in Spain is merely secondary to, or coordination, collaboration or promotion of, the activity of the parent company.

En términos generales y generales, se utilizan las sociedades de responsabilidad limitada:

• Porque requieren menores desembolsos de capital.
• Hay menos formalidades administrativas para sus operaciones.
• Ofrecen una mayor flexibilidad en los acuerdos entre socios.
   

Las sociedades anónimas suelen estar constituidas:

• Si se va a desarrollar una actividad reservada por ley a las sociedades anónimas (banca, farmacia, gestión de fondos de pensiones, compañías de seguros, etc.).
• Si se prevén movimientos de capital significativos.
• Si un socio que no participa en la gestión de la sociedad desea una estructura especialmente formal para llevar a cabo operaciones de sociedades que puedan tener un impacto significativo en su inversión (por ejemplo, fusiones, transformaciones, disoluciones, convocatoria de juntas generales anuales, reducciones de capital, aportaciones no dinerarias, etc.).
   

Se recomienda encarecidamente que se consulte a un asesor jurídico antes de tomar cualquier decisión, sea cual sea el caso.

Una sucursal no tiene personalidad jurídica y depende de la sociedad matriz. No requiere una asignación de capital mínima o explícita. Esta estructura es adecuada en los casos en que, por ejemplo, la sociedad matriz desea mantener un mayor control sobre su actividad. Recuerde que la sociedad matriz será responsable de las actividades de su sucursal desde su propio capital.

Sin embargo, una filial es una entidad jurídica independiente y, por lo tanto, suele actuar con mayor flexibilidad y comparte el riesgo con su empresa matriz.

Las oficinas de representación sólo son adecuadas cuando no se vaya a realizar ninguna actividad económica sustancial en España y la oficina se limitará a realizar actividades secundarias, como la coordinación, colaboración o promoción de la actividad de la sociedad matriz.